۱- اهمیت آشنایی با اسناد حقوقی در شرکت ها
۱-۱- این مطلب برای چه کسانی مفید است
این مطلب حقوقی برای همه صاحبان کسب و کار، شرکت تجاری، مدیران شرکت تجاری، سهامداران شرکت، بازرسین شرکت و وکیل تجاری ( وکیل تجاری کیست و استفاده از وکیل تجاری چه مزایایی برای صاحبان کسب و کار و شرکت های تجاری دارد) و وکیل مالی مفید است.
۱-۲- اهمیت اسناد حقوقی در شرکت ها
در هر شرکت تجاری، ذینفعان گوناگونی وجود دارند از جمله؛ سهامداران شرکت، مدیران شرکت، طلبکاران شرکت، خود شرکت، کارمندان شرکت، دستگاه های دولتی مربوط به تکالیف شرکت ها.
این ذینفعان در شرکت، دارای ارتباطات حقوقی و منافع مشترک و متفاوتی نسبت به یکدیگر هستند. آنچه این روابط متعدد حقوقی را تنظیم می کند و حقوق و تعهدات این ذینفعان را تعیین می کند، علاوه بر مقررات قانون تجارت و اصلاحات آن اسناد حقوقی شرکت مثل اساسنامه و مصوبات مجامع عمومی و سایر اسناد شرکتی است.
لذا آشنایی با این اسناد برای هر شخصی که دارای منافعی در شرکت باشد به منظور شناخت حقوق خود و حفاظت از آن لازم است.
۲- اسناد حقوقی مهم در شرکت چیست و شامل چه مواردی می شود
۲-۱- اسناد حقوقی مهم در شرکت چیست
اسناد حقوقی در شرکت، هر گونه سند قانونی یا صورت جلسات یا دفاتر و یا اسناد حساب در هر شرکت است که توسط مراجع قانونی مربوط به شرکت، تهیه و تصویب می شوند و بر حسب مورد، برای هر یک از ذینفعان در شرکت، حقوق و تعهداتی را ایجاد می کند و در هر گونه اختلاف بین افراد ذینفع در شرکت، می تواند مورد استناد در دادگاه و سایر مراجع قرار گیرد.
۲-۲- یازده سند حقوقی در شرکت ها
یازده سند حقوقی مهم در شرکت ها عبارت اند از؛
۱- اساسنامه شرکت
۲- شرکتنامه شرکت
۳- اظهارنامه ثبتی شرکت
۴- صورت جلسات مجامع عمومی شرکت
۵- صورت جلسات هیات مدیره
۶- ترازنامه شرکت
۷- صورت جلسه تعیین دارندگان امضای مجاز شرکت
۸- آگهی های شرکت در روزنامه رسمی
۹- صورت سود و زیان شرکت
۱۰- صورت دارایی و دیون شرکت
۱۱- دفاتر قانونی شرکت
۳- سند شماره یک؛ اساسنامه شرکت
۳-۱- اساسنامه شرکت چیست؟
از نظر حقوقی، شرکت یک سازمان منظم است که در آن روابط حقوقی بین سهامداران با یکدیگر و مدیران و نیز نحوه تصمیم گیری و اداره امور شرکت، معین شده است. تنظیم این روابط و نحوه تصمیم گیری در شرکت علاوه بر اینکه بر اساس لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت ( برای شرکت های سهامی) و قانون تجارت ( برای شرکت های غیر سهامی) تعیین می شود، توسط اساسنامه شرکت انجام می شود و عملیات و نیز حل اختلافات احتمالی در شرکت بر اساس اساسنامه انجام می شود.
در واقع نقش اساسنامه در شرکت به مثابه قانون اساسی شرکت است. برای تاسیس هر گونه شرکتی، تصویب و ارائه اساسنامه به اداره ثبت شرکت ها لازم است.
اساسنامه شرکت توسط موسسان شرکت تصویب می شود و ورود هر سهامدار یا شریک به شرکت، به منزله قبول اساسنامه توسط وی است.
در اساسنامه شرکت ها موضوعاتی همچون ۱-حقوق سهامداران ۲-نحوه تشکیل مجامع عمومی شرکت ۳-نحوه انتخاب مدیران شرکت و وظایف آنها ۴- نحوه انتخاب بازرس ۵- نحوه تقسیم سود سهام در شرکت ۶-نحوه افزایش سرمایه۷- نحوه انحلال شرکت و مسائل مهم دیگر تعیین می شود.
۳-۲- اهمیت مفاد اساسنامه برای سهامدار شرکت
مفاد اساسنامه برای سهامدار از این جهت اهمیت دارد که درآن نحوه اعمال حقوق سهامدار مثل حق شرکت در جلسات مجامع عمومی، حق سهامدار برای انتقال سهام خود، حق دریافت سود سهام شرکت، حق طرح دعوی سهامداران علیه مدیران، حق سهامدار در دریافت حق تقدم و سهام جدید و نیز تکالیف سهامدار در شرکت مشخص شده است.
بنابراین هر شخص سرمایه گذاری باید قبل از خرید سهام شرکت و ورود به شرکت به خوبی اساسنامه شرکت را مطالعه کند تا بر اساس آن به تصمیم گیری مناسب برسد.
۳-۳- اهمیت مفاد اساسنامه برای مدیران شرکت
مفاد اساسنامه برای مدیران شرکت ( اعضای هیات مدیره و مدیر عامل) نیز از این جهت مهم است که با توجه به تکالیف قانونی مدیران ( تکالیف و مسئولیت های حقوقی مدیران در شرکت های سهامی) در رعایت اساسنامه شرکت و عواقب عدم رعایت اساسنامه برای مدیران، اساسنامه در بردارنده مقررات فراوان در مورد تکالیف و اختیارات مدیران در برابر سهامدارن و بازرسین شرکت است.
۳-۴- توصیه های عملی در مورد اساسنامه برای سهامداران و مدیران شرکت
با توجه به اهمیت اساسنامه شرکت ها، توصیه های زیر برای مدیران و نیز سهامدارن در مورد اساسنامه شرکت ارائه می گردد.
۳-۴-۱- به جای استفاده از اساسنامه های فرمت، اساسنامه مخصوص برای شرکت خود تنطیم کنید
چنانچه می خواهید برای کسب و کاری جدید، یک شرکت تاسیس کنید ( انجام کسب و کار با تاسیس شرکت بهتر است یا بدون تاسیس شرکت)، با توجه به اینکه اساسنامه شرکت بر حسب نیازهای سرمایه گذار و موسسین شرکت می تواند مفاد متفاوت داشته باشد، لازم است به جای استفاده از مدل های از قبل تعیین شده اساسنامه ها، مفاد اساسنامه را متناسب با نیازها و شرایط خاص خود با کمک وکیل مالی و وکیل تجاری ( وکیل تجاری کیست و استفاده از وکیل تجاری چه مزایایی برای صاحبان کسب و کار و شرکت های تجاری دارد) تنظیم کنید. این کار به شما این امکان را می دهد که آزادی و اداره بهتری بر کسب و کار خود در آینده داشته باشید.
۳-۴-۲- قبل از خرید یک شرکت، اساسنامه آن را به دقت مطالعه و بررسی کنید
با توجه به اینکه اساسنامه شرکت، حاوی مقررات مهمی در مورد حقوق سهامدار اقلیت و سهامدار اکثریت و اختیارات مدیران و یا امتیازات خاص برخی سهامداران و محدودیت های فروش سهام و خروج از شرکت است، حتماً قبل از خرید سهام و ورود به یک شرکت، اساسنامه را به دقت مطالعه کنید. مثلاً در موارد متعدد دیده شده که یک سرمایه گذار با خرید اکثریت سهام یک شرکت و تصور اینکه سهامدار مسلط شرکت می شود، بعداً مشخص شده که برخی سهامداران اقلیت دارای امتیاز سهم یا سهم ممتاز هستند که حقوق سایر سهامداران را محدود می کند.
۳-۴-۳- نوع مناسب شرکت را برای خود انتخاب کنید و اساسنامه را بر حسب نوع شرکت انتخاب شده تنظیم کنید
با توجه به تفاوت بین شرکت های سهامی با شرکت های غیر سهامی ( مثلا شرکت با مسئولیت محدود)، بهتر است برای تاسیس شرکت و یا ورود به یک شرکت، نوع مناسب شرکت را انتخاب کنید ( انجام کسب و کار با تاسیس شرکت بهتر است یا بدون تاسیس شرکت) و اساسنامه مورد نظر را بر حسب نوع شرکت تنظیم کنید.
لازم است بدانید که در شرکت های با مسئولیت محدود آزادی بیشتری برای سرمایه گذار به منظور تنظیم اساسنامه متناسب به نیازهای خود، به نسبت شرکت سهامی، وجود دارد.
۵- سند شماره دو؛ شرکت نامه شرکت
در شرکت های غیر سهامی مثل شرکت با مسئولیت محدود، علاوه بر اساسنامه، سند مهم دیگری به نام شرکت نامه نیز وجود دارد.
برای تاسیس شرکت های با مسئولیت محدود و شرکت تضامنی، تصویب و ارائه شرکت نامه به اداره ثبت شرکت ها، علاوه بر اساسنامه شرکت، لازم است ولی در مورد شرکت های سهامی تنظیم شرکت نامه از نظر مقررات قانون تجارت لازم نیست، ولی در شرکت سهامی خاص سهامداران می توانند شرکت نامه ای در مورد مسائل حقوقی در روابط خود تنظیم و امضاء کنند.
به دلیل اینکه در شرکت با مسئولیت محدود، شرکاء ارتباط حقوقی نزدیکتری با یکدیکر در مقایسه با شرکتهای سهامی دارند، لذا شرکت نامه به طور خاص در مورد روابط شرکاء با یکدیگر در مورد مشارکت و نسبت تقسیم سود و سایر شرایط، مقررات مربوطه را پیش بینی می کنند.
معمولاً سرمایه گذاران، هنگام خرید سهم الشرکه و ورود به شرکت با مسئولیت محدود و یا تضامنی به مفاد شرکتنامه توجه نمی کنند که البته باید گفت مطالعه دقیق شرکتنامه و برنامه ریزی حقوقی براساس آن ضامن پیشگیری از مشکلات حقوقی بعدی و حفظ منافع مالی است.
۶ – سند شماره سه؛ اظهارنامه ثبتی
اظهارنامه ثبتی، فرمی است که به هنگام تاسیس شرکت، موسسین شرکت، آن را تکمیل و امضاء می کنند و به ضمیمه طرح اساسنامه شرکت به اداره ثبت شرکت ها تسلیم می کنند. این اظهارنامه شامل اطلاعاتی همچون نام شرکت و موسسین، موضوع شرکت، مبلغ سرمایه شرکت و تعداد سهام شرکت است.
تاسیس و ثبت شرکت بدون تسلیم اظهارنامه ثبتی ممکن نیست.
برخورداری شرکت از برخی مجوزها از جمله داشتن کارت بازرگانی ( همه نکات حقوقی در مورد کارت بازرگانی و آثار و مسئولیت های دارنده آن) نیز نیازمند ارائه اظهارنامه ثبتی شرکت است.
۷- سند شماره چهار؛ مصوبات مجامع عمومی شرکت
۷-۱- مجمع عمومی شرکت و مصوبات مجمع عمومی چیست
در شرکت ها، سهامداران رکن اصلی مالکیت شرکت را بر عهده دارند. این حق مالکیت به جمع سهامدارن تعلق دارد و این جمع سهامداران، حقوق ناشی از حق جمعی خود را در جلسات مشخصی به نام مجمع عمومی عملی و تعیین می کنند.
بر اساس قانون، تصمیم گیری در مورد موارد مهمی در شرکت در اختیار مجمع عمومی( جمع سهامداران) است، از جمله انتخاب و عزل اعضای هیات مدیره شرکت، انتخاب و عزل بازرسان شرکت، تصویب حساب سود و زیان سالیانه، تصویب ترازنامه، تعیین مبالغ حقوق و پاداش مدیران، تصویب تقسیم سود سهام در شرکت، تصمیم گیری در مورد اصلاح اساسنامه یا افزایش و کاهش سرمایه شرکت و یا انحلال شرکت.
مصوبات مجامع عمومی شرکت، بسته به اینکه موضوع تصمیم گیری چه چیزی باشد، با حد نصاب قانونی خاصی در مورد تعداد حضور سهامداران در جلسه مجمع و رضایت عده مشخصی از سهامداران معتبر خواهد بود.
صورت جلسات مجامع، در چارچوب مقررات قانونی، باید توسط هیات رییسه مجمع و هیات مدیره تنظیم شود.
۷-۲- اهمیت مصوبات مجامع عمومی شرکت
سهامداران ( چه موافق و چه مخالف تصمیم مجمع) مکلف به رعایت مصوبات مجمع عمومی شرکت هستند. مدیران شرکت نیز علاوه بر اینکه باید حقوق سهامداران برای شرکت در جلسه مجمع و حق رای هر سهامدار را رعایت کنند، مکلف به رعایت مصوبات مجمع هستند در غیر این صورت بر اساس رای دادگاه، مجبور به جبران خسارت وارده به شرکت خواهند شد (تکالیف و مسئولیت های حقوقی مدیران در شرکت های سهامی).
همچنین برخی اقدامات بدون گرفتن مصوبه مجمع عمومی بی اعتبار و تخلف است مثل انجام معاملات مدیران با شرکت و یا تقسیم سود سهام بدون مصوبه مجمع عمومی توسط هیات مدیره ( وظایف مدیران شرکت در مورد تقسیم سود و عواقب حقوقی تقسیم سود موهوم)، تخلف و موجب مسئولیت مدیران است.
۸- سند شماره پنج؛ مصوبات هیات مدیره شرکت
در حالی که اجتماع سهامدارن (مجمع عمومی)، رکن مالکیت در شرکت را تشکیل می دهند، مدیران شرکت، رکن مدیریت شرکت را شکل می دهند و تصمیمات مربوط به اداره شرکت، در صلاحیت هیات مدیره است.
تصمیمات هیات مدیره شامل موارد مهمی در شرکت می شود از جمله انتخاب مدیرعامل، تعیین دارندگان امضای مجاز شرکت، تصویب معاملات اعضای هیات مدیره و مدیر عامل با شرکت و سایر موارد مهم در مورد امور اداره و اجرا در شرکت.
بر اساس لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت ، برای تصمیمات هیات مدیره صورت جلسه ای تنظیم می شود.
صورت جلسات هیات مدیره از یک سو نباید مغایر مصوبات قانونی مجامع عمومی باشد و از سوی دیگر تصمیمات مدیر عامل نیز نباید مغایر مصوبات هیات مدیره باشد، در غیر این صورت باعث مسئولیت برای هیات مدیره و یا مدیر عامل بر حسب مورد خواهد بود.
صورت جلسات هیات مدیره در مورد انتخاب مدیر عامل و تعیین دارندگان امضای مجاز شرکت ( مطالب حقوقی در مورد دارندگان امضای مجاز در شرکت) باید برای ثبت و آگهی به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود.
۹- سند شماره شش؛ ترازنامه
۹-۱- ترازنامه چیست؟
ترازنامه یا بیلان شرکت، سندی مورد کاربرد در حسابداری و امور مالی شرکت است که وضع مالی شرکت در یک تاریخ معین را نشان می دهد.
ترازنامه معمولاً در پایان دوره مالی تهیه می شود و حاوی ارقامی است که حاکی از میزان دارایی شرکت و نیز بدهی شرکت و میزان سرمایه سهامداران در شرکت در تاریخ تنظیم ترازنامه است.
مفاد ترازنامه شامل سه قسمت اصلی ۱- دارایی شرکت ۲- بدهی شرکت و ۳-سرمایه شرکت است؛ از نظر حسابداری، دارایی شرکت شامل کلیه اموال و حقوق مالی شرکت، به قیمت تمام شده ( نه قیمت روز) است؛ بدهی در ترازنامه شامل دیون شرکت در مقابل سایر اشخاص است و سرمایه مندرج در ترازنامه، در واقع، مبلغ معادل حقوق مالی سهامداران در دارایی شرکت است. این مبلغ از تفاوت بین بدهی های شرکت از جمع دارایی شرکت حاصل می شود.
۹-۲- الزامات قانونی در مورد ترازنامه شرکت ها
۱- هیات مدیره شرکت موظف است پس از پایان سال مالی شرکت، ترازنامه شرکت را تنظیم کند و در اختیار بازرسان قرار دهد و رای تصویب مجمع عمومی شرکت، به مجمع عمومی بدهد.
۲- رئیس و اعضای هیات مدیره و مدیرعامل شرکت نباید ترازنامه غیر واقعی به منظور پنهان نمودن وضعیت واقعی شرکت ارائه یا منتشر کنند، در غیر این صورت مستوجب یک تا سه سال حبس خواهند شد.
۳- رئیس و نایب رییس هیات مدیره و مدیرعامل شرکت، مسئول هر گونه تقسیم سود موهوم بین سهامداران هستند (وظایف مدیران شرکت در مورد تقسیم سود و عواقب حقوقی تقسیم سود موهوم). منظور از تقسیم سود موهوم، تقسیم سودی به سهامدار است که مستند به صورت دارایی و ترازنامه غیر واقعی و بدون رعایت مقررات قانونی و بدون طی تشریفات قانونی صورت گیرد.
۹-۳- اهمیت ترازنامه در تکالیف مالیاتی شرکت ها و صاحبان مشاغل
بر اساس قانون مالیات های مستقیم و مقررات اجرایی آن، تمامی شرکت ها مکلفند برای رسیدگی به مالیات عملکرد، ترازنامه شرکت را نیز علاوه بر سایر اسناد (تکالیف مالیاتی در مورد تسلیم اظهارنامه و دفاتر) تنظیم و در موعد مقرر به اداره امور مالیاتی تسلیم نمایند، در غیر این صورت علاوه بر محرومیت از معافیت و مشوق های مالیاتی ( با امتیازات و تسهیلات مالیاتی قابل استفاده آشنا شویم)، مشمول جریمه های مالیاتی ( تخلفات مالیاتی و جریمه های آن در مورد مالیات بر درآمد) خواهند بود.
همچنین مودیان صاحب مشاغل که در گروه اول مودیان (نکاتی مفید در مورد گروه بندی مودیان مالیاتی) قرار می گیرند نیز مکلف به تنظیم و ارائه ترازنامه به اداره امور مالیاتی برای رسیدگی به مالیات عملکرد خود هستند.
۱۰- سند شماره هفت؛ حساب سود و زیان شرکت
۱۰-۱- حساب سود و زیان شرکت چیست
حساب سود و زیان شرکت عبارت است از صورت حسابی که چگونگی و نتیجه فعالیت های مالی شرکت در طول سال مالی و سود یا زیان خالص شرکت در دوره مالی را نشان می دهد.
سود و یا زیان یک شرکت در طول دوره را می توان از حساب سود و زیان بدست آورد؛ مابه التفاوت درآمد شرکت با هزینه شرکت در یک دوره مالی، سود یا زیان شرکت در دوره مالی مورد نظر را بدست می دهد. در واقع سود ویژه دوره مالی عبارت است از درآمد دوره مالی منهای هزینه های دوره مالی.
۱۰-۲- الزامات قانونی در مورد حساب سود و زیان شرکت
۱- هیات مدیره شرکت موظف است پس از پایان سال مالی شرکت، حساب سود و زیان شرکت را تنظیم کند و در اختیار بازرسان قرار دهد و برای تصویب مجمع عمومی شرکت، به مجمع عمومی بدهد.
۲- از نظر مالیاتی، شرکت ها برای تعیین مالیات عملکرد سالیانه، مکلف به تهیه و ارائه حساب سود و زیان به اداره امور مالیاتی ( تکالیف در مورد اظهارنامه و دفاتر) هستند در غیر این صورت علاوه بر محرومیت از معافیت ها و مشوق های مالیاتی، مشمول جریمه های مالیاتی خواهند بود.
تکلیف مالیاتی تنظیم و ارائه حساب سود و زیان به اداره امور مالیاتی، در مورد مودیان صاحب مشاغل مشمول گروه اول ( نکاتی مفید در مورد گروه بندی مودیان مالیاتی) نیز جاری است.
۱۱- سند شماره هشت؛ دفاتر قانونی شرکت
۱۱-۱- تعریف دفاتر قانونی شرکت ها
از نظر قانون تجارت ، تجار و شرکت های تجاری، مکلف به داشتن دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه برای ثبت معاملات و رویدادهای مالی و تجاری هستند.
البته از نظر حسابداری، علاوه بر دفاتر قانونی یاد شده، دفاتر دیگری نیز برای ثبت رویدادهای مالی تهیه و نگهداری می شود.
۱۱-۲- الزامات شرکت ها در مورد دفاتر قانونی
۱- براساس قانون تجارت، تخلف از تکالیف شرکت ها در مورد داشتن دفاتر قانونی موجب جریمه مالی خواهد بود.
۲- بر اساس مقررات قانون مالیات های مستقیم، کلیه شرکت ها و مودیان موضوع گروه اول (نکاتی مفید در مورد گروه بندی مودیان مالیاتی)، مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل و سایر دفاتر حسب مورد هستند در غیر این صورت علاوه بر محرومیت از معافیت ها و مشوق های مالیاتی ( با امتیازات و تسهیلات مالیاتی قابل استفاده آشنا شویم)، مشمول جریمه مالیاتی ( تخلفات مالیاتی و جریمه های آن در مورد مالیات بر درآمد) نیز خواهند شد.
۱۱-۳- انواع دفاتر قانونی در شرکت ها
۱- دفتر روزنامه در شرکت یا دفتر روزنامه عمومی، دفتری است که شرکت باید با تهیه آن، همه روزه کلیه رویدادهای مالی، مطالبات، دیون، داد و ستد تجارتی، معاملات و به طور کلی همه واردات و صادرات خود را به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کند.
لازم به ذکر است در حسابداری و دفتر داری امروزی، جهت سهولت امور دفترداری، شرکت ها برای ثبت هر دسته از معاملات که به وفور رخ می دهد، دفتر روزنامه مخصوصی نگهداری می کنند مثل دفتر فروش، دفتر خرید، دفتر صندوق و امثال آن.
از نظر حقوقی، دفتر روزنامه در زمره دفاتر قانونی و الزامی برای شرکت است. علاوه بر این، دفتر روزنامه مانند سایر دفاتر قانونی شرکت، در اختلافات تجاری، به عنوان دلیل و مستند حقوقی، قابل استفاده در مقابل سایر تجار نزد مراجع قضایی و حل اختلاف است.
از نظر تکالیف مالیاتی نیز، همه شرکت ها و مودیان گروه اول، مکلف به نگهداری و ارائه دفتر روزنامه هستند.
۲- دفتر کل در شرکت دفتری است که شرکت باید کلیه معاملات و رویدادهای ثبت شده را از دفتر روزنامه حداقل هفته ای یک بار استخراج کند و انواع مختلف این معاملات و رویدادها را جدا کند و هر نوع را در صفحه مخصوصی در دفتر کل به طور خلاصه ثبت کند.
همان گونه که گفته شد ثبت معاملات استخراجی از دفتر روزنامه به دفتر کل، بر حسب نوع حساب معامله ای صورت می گیرد، مثل حساب سرمایه، حساب خرید، حساب فروش، حساب دستمزد، حساب اسناد دریافتنی و امثال آن.
دفتر کل نیز در زمره دفاتر قانونی و اجباری شرکت ها است و از نظر مالیاتی نیز، شرکت مکلف به تنظیم و ارائه آن به اداره مالیاتی برای رسیدگی به مالیات عملکرد سالیانه است.
۳- دفتر دارایی در شرکت بر اساس قانون تجارت دفتری است که شرکت باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی های منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته را به ریز ترتیب دهد و در آن دفتر ثبت کند.
۴- دفتر کپیه در شرکت که بر اساس قانون تجارت باید کلیه مکاتبات، مراسلات، ابلاغات و صورت حساب های صادره به ترتیب تاریخ در آن ثبت شود.
۱۲- سند شماره نه؛ صورت دارایی شرکت و صورت دیون شرکت
۱۲-۱- صورت حساب دارایی شرکت و صورت حساب دیون شرکت چیست
قبل از تعریف صورت دارایی و صورت دیون خوب است بدانیم که دارایی و دین چه معنایی دارد. دارایی شرکت عبارت است از کلیه اموال و حقوق مالی متعلق به شرکت بر همین اساس، صورت حساب مبین اموال و حقوق مالی شرکت، صورت دارایی گفته می شود.
بدهی یک شرکت عبارت است از مبالغی که شرکت به افراد و اشخاص دیگر بدهکار است و در واقع بدهی شرکت عبارت است از حقوقی که سایر اشخاص ( غیر از سهامداران) نسبت به دارایی شرکت دارند. به صورت حسابی که مبین مبالغ بدهی شرکت به افراد و اشخاص دیگر باشد صورت دیون گفته می شود.
۱۲-۲- تکالیف راجع به صورت دارایی و دیون شرکت
هیات مدیره شرکت موظف است پس از پایان سال مالی شرکت، صورت دارایی و دیون شرکت را در پایان سال مالی تنظیم کند و در اختیار بازرسان قرار دهد و برای تصویب مجمع عمومی شرکت، به مجمع عمومی بدهد.
۱۳- سند شماره ده؛ صورت جلسه تعیین دارندگان امضای مجاز شرکت
صورت جلسه تعیین دارندگان مجاز در شرکت، از اسناد مهم هر شرکت به وِیژه برای اعتبار معاملات امضاء شده شرکت و از نظر اشخاص ثالث خارج از شرکت است.
امضای اسناد، انعقاد معاملات و روابط حقوقی شرکت با اشخاص خارج از شرکت، صرفاً باید توسط دارندگان امضای مجاز به نمایندگی شرکت ( مطالب حقوقی در مورد دارندگان امضای مجاز در شرکت) انجام شود در غیر این صورت، سند یا معامله امضاء شده شرکت توسط سایر افراد فاقد نمایندگی، اعتبار حقوقی نخواهد داشت.
دارندگان امضای مجاز در شرکت عموماً در چارچوب اساسنامه شرکت و بر اساس تصمیم و صورت جلسه هیات مدیره تعیین می شوند و در پرونده ثبتی شرکت در اداره ثبت شرکت ها ثبت و در روزنامه رسمی منتشر می شود.
۱۴- سند شماره یازده؛ آگهی های شرکت در روزنامه رسمی
بر اساس مقررات قانونی، بسیاری از تصمیمات در شرکت باید در پرونده ثبتی شرکت در اداره ثبت شرکت ها ثبت شود و در روزنامه رسمی کشور و روزنامه کثیر الانتشار مربوط به شرکت، برای آگاهی اشخاص ذینفع، منتشر شود و تا زمان انتشار آنها، تصمیمات یاد شده نسبت به اشخاص ثالث بی اطلاع از این تصمیمات، اعتبار حقوقی ندارد.
برخی تصمیمات مهمی که باید از طریق آگهی منتشر شوند عبارت اند از ۱- تاسیس و ثبت شرکت ۲- انتخاب مدیران و بازرسان شرکت ۳- تصویب ترازنامه شرکت ۴-کاهش یا افزایش سرمایه شرکت ۵- تغییر در اساسنامه شرکت ۶- انحلال شرکت و نحوه تصفیه و اعلامیه ختم تصفیه ۷- تعیین دارندگان امضای مجاز در شرکت ۸-آگهی دعوت سهامداران به جلسات مجامع عمومی شرکت ۹-نام و مشخصات مدیر عامل شرکت و اختیارات وی ۱۰-اعلامیه های پذیره نویسی برای تشکیل شرکت و پذیره نویسی سهام جدید.
۱۵- ضرورت استفاده از وکیل تجاری و وکیل مالی برای امور مربوط به اسناد شرکت
از آنجا که اسناد مهم شرکت که بیان شده دارای جوانب حقوقی تخصصی از حیث تجاری و مالی است لذا توصیه می شود برای انجام امور مربوط به تنظیم این اسناد و یا در صورت بروز اختلاف حقوقی راجع به آنها، از وکیل مالی و وکیل تجاری ( وکیل تجاری کیست و استفاده از وکیل تجاری چه مزایایی برای صاحبان کسب و کار و شرکت های تجاری دارد) متخصص و مجرب برای دریافت خدمات حقوقی استفاده کنید تا از ریسک تضییع حقوق تان جلوگیری شود.
